Avoir tous les outils à portée de main lorsque vous êtes en déplacement pour le travail ou que vous soyez en télétravail est nécessaire pour le bon accomplissement de vos missions. C’est pour cela que de plus en plus on utilise des applications en ligne : Word a travers Google Docs et Sheets remplace Excel ! Google Sheets, c’est un excel en ligne, une application qui vous permet d’effectuer des calculs et de modifier vos fichiers avec une grande facilité. Voici tout ce que vous devez savoir à propos de ce logiciel. Est ce que Sheets remplace vraiment Excel ? Quelques astuces pour bien utiliser Sheets, les avantages et inconvénients. Si vous avez besoin d’une infos sous google sheets n’hésitez pas à poser votre question en commentaires !
Si vous voulez tester Google Sheet, je vous partage ici un de mes documents en public pour venir découvrir le fonctionnement. Vous verrez qu’en étant plusieurs dessus, on peut voir les autres agir sous des cellules de couleur, même fonctionnement pour tous les outils de Google Drive
Le lien pour tester Google Sheets, même sans compte : https://docs.google.com/spreadsheets/d/17vobpUTWtz_gMxlVMLS8q2rHFUYuK5OS88GAaQBMDgU/edit?usp=sharing
On verra dans un autre article comment créer un tableau et le partager à son entourage ou le rendre public, reprenons par le début !
Qu’est-ce que Google Sheets ?
Google Sheets est un outil de traitement de feuille de calcul qui vous permet de modifier et de travailler sur différentes données. Il embarque les mêmes fonctionnalités que les feuilles de calcul classique pour vous permettre de reprendre votre travail où vous en êtes. Cela vous permet également de ne pas trop perdre vos repères lorsque vous utilisez l’application.
Cette application est disponible gratuitement avec la suite Google Drive qui vous permet en même temps de sauvegarder et de stocker vos fichiers. Sheets s’adresse à toute personne travaillant dans une entreprise qui a besoin de consulter des données à travers des feuilles de calcul rapidement.
Quel que soit votre secteur d’activité, cet outil vous sera d’une grande aide lorsque vous serez en déplacement. Généralement, Google Sheets est très populaire auprès des métiers administratifs, achats ou communications. Il peut être utilisé par toute personne ayant un poste qui demande la manipulation de différentes données.
Les particuliers peuvent également avoir besoin de Google Sheets dans la vie quotidienne afin de gérer la vie de tous les jours. En effet, l’outil propose plusieurs modèles que vous pouvez utiliser en fonction de vos besoins :
- calendrier pour le péri-scolaire
- liste de tâches et objectifs
- gestion de projet (perso je l’utilise beaucoup pour suivre l’état de mes sites web)
- budget mensuel ou recettes / dépenses
- Fiche de paie pour la nounou
Les tarifs proposés par Google Sheets
Étant un outil proposé dans la suite Google Drive, Sheets est gratuit. Cette application vous permet de modifier les feuilles de calcul que vous aurez créées dans Google Drive. Ainsi, vous aurez la possibilité d’utiliser le logiciel tant que vous ayez un accès à votre compte Google. D’ailleurs, vous avez la possibilité de l’utiliser sans avoir un compte, la sauvegarde sera simplement impossible (vous pouvez écrire sur Sheets si quelqu’un vous partage un accès). Comme c’est gratuit, nous vous conseillons simplement de créer un compte sur gmail, porte d’entrée vers Google drive !
Les fonctionnalités de Google Sheets
Pour vous aider à mieux gérer votre quotidien et votre travail, Google Sheets vous aide à :
- Modifier des feuilles de calcul en temps réel afin que vous puissiez avoir une mise à jour actualisée de votre travail : c’est synchronisé sur le cloud donc vous retrouverez tout de n’importe quel poste connecté à votre espace google.
- Partager votre travail avec d’autres utilisateurs pour que chaque contributeur puisse avoir accès à la feuille de calcul,
- Définir des dates d’expiration pour les fichiers afin que le travail soit sécurisé,
- Effectuer toutes sortes de calculs, même les formules complexes pour analyser et étudier des données,
- Accorder les différentes autorisations en ce qui concerne la lecture, la modification et le téléchargement des fichiers,
- Numériser et archiver certains fichiers pour faciliter le travail,
- Communiquer avec vos collaborateurs sur un fichier afin que tout le monde puisse voir l’avancée des modifications,
- Créer des commentaires sur chaque cellule pour que vous puissiez annoter les données et donner vos propres impressions,
- Recevoir des notifications en fonction de l’avancement du travail afin de ne rater aucune modification effectuée par vos collaborateurs,
- Créer des passerelles avec des sondages de google forms pour recevoir des données directement à travers des formulaires dans sheets
Quelques astuces incontournables pour prendre en main Google Sheets rapidement :
Même si vous utilisez Sheets depuis longtmeps, vous découvrirez des supers astuces pour faire des calculs rapidement, avoir les bons raccourcis, sortir de la data sans maîtriser les formules Sheets !
Comme vous pouvez le voir, Google Sheets vous permet de gérer l’ensemble de vos données numériques sans avoir à utiliser le même appareil. Cela veut dire que vous aurez toujours accès à votre travail, même si vous n’avez pas votre ordinateur ou votre téléphone avec vous. De plus, vous aurez la possibilité d’accéder à vos dossiers puisque Sheets est interdépendant de Google Drive. L’outil vous permet entre autres d’accéder à l’historique de modifications pour que vous puissiez voir qui a fait quelle manœuvre en cas de problème concernant l’analyse des données.
L’intelligence artificielle qui accompagne les outils de la suite Google est une autre fonctionnalité qui vous permet d’avoir accès à des tendances sur les données que vous souhaitez analyser.
Les avantages et les inconvénients de Google Sheets
Sheets a pour grand avantage d’être gratuit, contrairement aux autres applications d’analyse de données et de traitement de feuilles de calculs. Une fois que vous disposez d’un compte Google, vous pouvez avoir accès à Sheets et à un espace de stockage de 15 Go pour sauvegarder vos fichiers et les synchroniser en ligne.
De plus, l’ajout de collaborateurs vous aide grandement dans le suivi de votre travail afin que tout soit accessible en un seul endroit. L’interface est facile d’utilisation et est accessible même si vous n’avez pas de compétences avancées en analyse de données. Le seul inconvénient reste dans la compatibilité avec d’autres logiciels qui peut prendre un certain temps dans l’exportation des données.
Vous aimeriez aussi lire : Search Analytics for Sheets, un module pour relier Search console à Google Sheets
Quelques tutos utiles pour Google Sheets
Créer une liste déroulante : ça permet de proposer dans une feuille de calcul partagé de choisir un mot dans une liste précise de choix. Découvrez comment créer une liste déroulante sur sheets
Remplissage de couleur automatique sur Sheets : ici, je vous montre comment utiliser les mises en formes conditionnelles, c’est à dire remplir automatiquement la couleur de fond d’une cellule (et de la police) en fonction d’un mot ou résultat. Lire le tuto sur la mise en forme conditionnelle sur sheets.
Fusionner plusieurs fichiers excel : que ce soit pour utiliser sur Sheet ou Excel, voici une technique pour assembler plusieurs fichiers CSV en une seule fois ! Parfait pour des exports de plusieurs milliers de mots clés par exemple
