Que ce soit pour une prise de note, un compte rendu, un courrier ou un article de blog, vous avez besoin d’un éditeur de texte. Google docs vous permet d’effectuer toutes les modifications possibles concernant un fichier texte, allant de la rédaction jusqu’à la mise en page. Voici Google Docs, le logiciel de gestion documentaire de Google qui vous permet de travailler sur vos fichiers plus facilement, où que vous soyez. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur ce logiciel gratuit en ligne !
Qu’est-ce que Google Docs ?
Il s’agit d’un des outils de la suite Google Drive avec lequel vous pouvez modifier vos fichiers textes. Il peut être utilisé dans tous les domaines et tous les secteurs d’activités, dès lors que vous avez besoin d’un outil numérique pour écrire ou prendre des notes. Google docs est à Word ce que Google Sheets est à excel : un équivalent gratuit et en ligne, accessible de partout à partir du moment où vous avez accès à votre compte Gmail !
Google Docs s’adresse à tous les travailleurs de toutes les entreprises mais aussi aux particuliers. Il est particulièrement utilisé dans les sociétés qui souhaitent migrer vers le numérique afin d’apporter plus de confort dans la réalisation des missions de chaque collaborateur. Le fait que cet outil en ligne soit accessible à partir d’un navigateur sans nécessiter une installation vous permet de l’utiliser n’importe où.
On peut utiliser Google docs depuis :
- son ordinateur en passant par son navigateur
- son téléphone portable en passant par l’application drive
- et bien sûr un tablette
Google drive peut également être utilisé dans le cadre d’un projet en ligne qui demande la collaboration de plusieurs personnes, on vous expliquera comment faire pour partager un fichier google drive pour faire intervenir des personnes dessus et rendre votre document privé ou public. Vous pouvez être à des milliers de kilomètres de distance, mais votre travail sera synchronisé en un seul endroit et accessible par tous.
Google Docs s’adresse également aux particuliers qui sont constamment en déplacement et ou qui ne veulent plus s’embêter avec du stockage et de la sauvegarde. Que ce soit dans le cadre personnel ou professionnel, avoir un outil de traitement de texte en ligne à portée de main est nécessaire pour l’accomplissement des projets de chacun.
Comment créer facilement un document sur Google Docs ?
Vous avez envie de tester ? C’est parti, créez simplement une adresse gmail et connectez-vous sur Vous avez envie de tester ? C’est parti, créez simplement une adresse gmail et connectez-vous sur Vous avez envie de tester ? C’est parti, créez simplement une adresse gmail et connectez-vous sur https://www.google.com/intl/fr/drive/
Ici, cliquez sur « nouveau > Google Docs
Toute la phase d’enregistrement du documents et de stockage comme sur Word est à proscrire : c’est automatiquement stocké sur le cloud, sur votre espace de 15go alloué gratuitement à toute personne qui a un compte Gmail !
Maintenant, c’est aussi simple que sur Word : vous pouvez écrire, faire de la mise en forme, imprimer etc… A chaque fois que vous écrivez une lettre ou que vous faites une modification, l’enregistrement est réalisé automatiquement, c’est toute la force de Google Docs et de Google drive en général. Cela signifie que vous pouvez claquer le PC de votre boulot et reprendre là ou vous en étiez plus tard d’un autre device, comme votre smarphone ou votre ordinateur personnel !
Voici un exemple de lettre rédigée sur Google docs
Les avantages :
Je retrouverai cette lettre advitam eternam, même si je ne la range pas, car je sais que je l’aoi nommée « Résiliation Fibre ». C’est à dire que la prochaine fois que je devrais résilier un abonnement, je pourrais repartir de ce document
Je pourrai imprimer directement en ligne ou convertir en PDF
Je vais pouvoir dupliquer cette lettre, en cliquant sur fichier > dupliquer. La prochaine fois, j’aurais donc la même lettre de base avec simplement le titre « copie de résiliation fibre » que je pourrai éditer
Je vais pouvoir partager cette lettre avec mon conjoint : ainsi il va pouvoir la consulter à distance, la modifier si je lui autorise, la ranger dans son propre espace de stockage etc… Mais ça sera l’objet d’un tutoriel plus complet sur comment partager son travail sur google drive !
Les tarifs de Google Docs
Comme tous les outils fournis avec Google Drive, Docs est totalement gratuit. Une fois que vous disposez d’un compte Google, vous aurez la possibilité d’accéder à cet éditeur de texte. Il n’y a donc pas de tarifs propres à Google Docs, c’est dans le « package google »
Il vous faut seulement une connexion à internet et vous serez capable de travailler sur votre compte rendu, votre livre ou votre projet personnel. De plus, avec votre compte, vous disposez d’un espace de stockage de 15 Go sur lequel vous pouvez enregistrer vos documents et d’autres données.
Cela va même au dela des outils de la suite google drive puisque les abonnements concernent tout l’espace de stockage google en général, même vos photos ou vos mails. Vous avez droit à 15 gigas pour tout ça si vous synchronisez tout en ligne
Résumons : les fonctionnalités de Google Docs
Mis à part les fonctionnalités basiques des éditeurs de texte, Google Docs est un outil collaboratif qui vous permet de travailler à plusieurs sur un seul document. Voici une liste non exhaustive de ses fonctionnalités :
- Un accès illimité à vos documents où que vous soyez : vous avez la possibilité de travailler sur vos fichiers textes partout dans le monde. Il vous suffit d’être connecté à Internet et vous serez capable d’écrire tout ce dont vous avez besoin. Il est même possible de travailler depuis votre ordinateur en mode hors connexion. Une fois que le document est accessible hors ligne, vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous souhaitez. Lorsque la connexion sera rétablie, les modifications que vous aurez effectuées seront automatiquement synchronisées.
- Un travail à plusieurs pour faciliter vos projets : Google Docs vous permet d’ajouter les collaborateurs que vous souhaitez sur vos fichiers, pour que tout le monde puisse y avoir accès. Que ce soit les membres de votre famille, votre équipe ou encore, vos supérieurs hiérarchiques, vous pouvez attribuer le rôle que vous souhaitez à différents utilisateurs. Ainsi, chaque personne sera capable d’avoir accès à votre document en mode lecture seule, y apporter des modifications ou encore, ajouter des commentaires en fonction de leurs besoins. C’est vous qui choisissez le niveau de sécurité que vous souhaitez attribuer à votre document.
- Des modifications en temps réel : les changements effectués par chacun des collaborateurs seront synchronisés en même temps que vous tapez dans le document. Lorsqu’une personne effectue une saisie de texte ou modifie un champ dans votre fichier, vous verrez apparaître son curseur et vous verrez où il en est dans le contenu. Cela concerne aussi bien les textes que les images, les contenus audio ou vidéo et les animations.
- Une mise en forme intelligente à la portée de tous : les fonctionnalités de cet éditeur de texte sont faciles à comprendre. La documentation de Google Docs vous permet d’avoir toutes les informations nécessaires pour mettre en forme votre texte de manière dynamique ou classique, en fonction de vos besoins. Vous avez la possibilité de choisir entre une centaine de polices. Vous pouvez également ajouter les liens que vous souhaitez à vos documents pour que votre contenu soit le plus complet possible.
- Une intégration plus facile et simple avec les autres outils d’édition de texte : Google Docs est compatible avec Microsoft Word et les CMS en ligne qui vous permettent d’alimenter votre site internet comme Google sites par exemple. L’importation est facile, grâce à un simple copier-coller afin que vous puissiez travailler principalement en ligne.
Les avantages et les inconvénients de Google Docs
Google Docs a l’avantage d’être facile à utiliser. Il ne faut pas croire qu’il convient simplement aux travailleurs nomades ou aux personnes qui voyagent beaucoup. Monsieur tout le monde peut utiliser Google docs, c’est vraiment aussi bien que Word, c’est gratuit et surtout il n’y a plus à gérer le stockage sur des disques durs, le fichier est en ligne, sur votre compte google (privé)
Le partage des fichiers peut se faire à travers une invitation sur le compte Google de vos collaborateurs ou par un simple lien qui leur permet d’avoir un accès à votre contenu. Vous n’aurez plus besoin d’enregistrer les modifications puisque cela se fait automatiquement.
Le seul souci que les utilisateurs trouvent à Google Docs, c’est sa lenteur lorsque le fichier devient vraiment trop grand.
