Google Drive pour les nuls (Google documents) !

Mes amis : si vous lisez ces quelques mots, ne prenez pas le mot « nul » pour vous. A travers cet article, nous allons juste essayer de vous donner envie de dire Zut à Word, d’envoyer paître Excel, de bannir PowerPoint et de crier haut et fort « hiiii, j’adore Google Doc’ ! » A l’instar du petit livre jaune et noir « Windows pour les nuls » ou « l’Histoire de France pour les nuls », voyons dans cet article comment utiliser Google Drive facilement. Bienvenue dans le monde du logiciel de bureautique en ligne !

Google Drive ou Google Doc : c’est quoi ?

Les deux noms sont utilisés pour parler de la même chose : il s’agit d’un ensemble de services en lignes gratuits. A la consonance du nom, vous comprenez bien qu’il s’agit d’une suite d’outils créés par Google. A l’origine, la suite s’appelait « Google Documents« , cela s’appelle tout simplement maintenant « Google Drive » (c’est comme Mammouth qui est devenu Carrefour).

documents

Dans Google Drive

  • l’équivalent de Word s’appelle « Docs »
  • l’équivalent d’Excel s’appelle « Sheets »
  • l’équivalent de Power Point c’est « Slides »

Il n’ont pas d’équivalents mais il y a d’autres services très pratiques :

  • « Google Maps » qui permet de créer des cartes, tracer des itinéraires, les enregistrer sur votre cloud et les afficher sur votre site web
  • « Google Forms », un outil de création de formulaire : il peut être utilisé pour collecter des inscriptions, faire des sondages, collecter des avis à travers un questionnaire de satisfaction. Découvrez comment utiliser Google Forms.
google forms

Le principe de Google Drive : vous gérez tout en ligne, sans avoir à ouvrir un logiciel sur votre ordinateur. Voyons ensemble quels sont les avantages d’opter pour la bureautique en ligne avec Google Drive !

La base pour utiliser à pleine capacité Google Drive, c’est d’avoir une adresse Gmail. Vous pourrez notamment sauvegarder vos documents existants, en créer de nouveau et les partager avec d’autres personnes, très pratique dans une asso !

Les avantages de Drive

Vos documents accessibles partout, tout le temps

Vos fichiers ne sont pas accessibles uniquement sur votre ordinateur, mais ils sont enregistrés sur votre espace de stockage sur Internet. Bien sûr, je vous entends déjà claquer des dents ! « Alors ça veut dire que tout le monde peut les voir » ? Non ! Ils sont sur un espace privé, sécurisé (on appelle ça le Cloud). D’où l’intérêt d’avoir un compte Google, vous retrouvez vos documents en vous connectant ici : https://drive.google.com/

Sur la capture ci-dessous, vous constaterez que c’est plutôt intuitif : comme sur votre ordinateur, vous pouvez créer des dossiers, dans lesquels vous rangez des fichiers. Vous pouvez retrouver sur la gauche tous les fichiers que l’on a partagé avec vous (dans l’onglet « Partagés avec moi ») et tous vos documents consultés récemment (dans l’onglet « Récents »).

classeur sur drive

Compatible avec tout le monde

Pour envoyer un fichier Word à quelqu’un, il faut que la personne qui souhaite le lire ou le modifier dispose aussi de Word sur son ordinateur (au mieux, le destinataire dispose de Open office). Se pose aussi le souci de la version de Word. Pas évident quand on sait que ce logiciel est utilisé par une poignée de privilégiés (dans l’éducation nationale notamment car il faut le temps qu’on amortisse les licences de 1997 😉 Google Doc a ce petit coté novateur qui fait que tout le monde peut l’utiliser gratuitement, sans rien à télécharger ni installer. Il faut juste franchir le pas et changer ses habitudes.

Plusieurs personnes peuvent bosser en même temps

Le travail sur un ordinateur en local est un frein énorme à la communication et au travail de groupe. Avec Google Drive, vous pouvez inviter d’autres personnes à travailler avec vous sur un document. Le même document, en même temps, c’est révolutionnaire pour certain ! Partagez un document avec vos collègues de travail ou les membres de votre association et découvrez comment on règle le problème de transfert de données ! Vous voyez en temps réel qui est en train de modifier le document et vous pouvez communiquer avec eux.

Quand la personne est identifiée, on voit son nom ou prénom sur la cellule ou ligne qu’il est en train de modifier. Google vous donne aussi la possibilité d’inviter des personnes qui n’ont pas de compte Google (nul n’est parfait). Dans ce cas, sur le document ouvert, vous remarquerez sa présence, identifié par un nom d’oiseau ou autres animal farfelu.

plusieurs utilisateurs

Vos documents sont sauvegardés, et archivés : en ligne et en live !

Certains trouveront que stocker des documents en ligne, c’est dangereux. Je fais partie de ceux qui pensent que c’est plus risqué de mettre des fichiers sur un disque dur, qui va inévitablement mourir un jour. Les fichiers sont stockés sur votre Cloud, qui lui est sécurisé par votre mot de passe Gmail. Bien évidement, on évite les mots de passe du type « mon-sobriquet » ou « ma-date-de-naissance » et on s’efforce de le changer une fois de temps en temps. Quand vous bossez sur un document, vous pouvez quitter la page sans vous soucier de l’enregistrement puisque tout se fait en live.

Tous vos documents existants peuvent être rapatriés sur votre espace dans le Cloud, ce qui évite d’avoir des fichiers à droite sur un disque dur, à gauche sur une clé USB et quelques uns seulement sur le Cloud.

Les bases : créer, classer, partager un document

organiser son drive

Créer un nouveau document

La porte d’entrée pour toute les manipulations ci-dessous, c’est l’unique bouton : « Nouveau »

Connectez-vous sur Drive puis cliquez sur « Nouveau » (le gros bouton rouge). Vous verrez dans la liste déroulante les types de fichiers (Docs pour faire un fichiers texte, Sheets pour créer une feuille de calcul)

Classer ses fichiers

Cliquez sur le même bouton rouge « Nouveau » puis choisissez « Dossier ». C’est l’équivalent de créer un répertoire sur votre ordinateur. A l’intérieur vous pourrez y ranger des fichiers texte, des feuilles de calcul ou tout autre type de documents importés ou partagés

Importer un document existant

Cliquez sur le bouton rouge « Nouveau » puis sur « Importer un fichier. Votre fichier excel ou word peut être converti sur votre espace Google Doc

Importer c’est compliqué ? Il y a mieux pour archiver !

Cela fera l’objet d’un tutoriel plus détaillé, sachez que vous pouvez ajouter un dossier Google Drive sur votre bureau, qui va se synchroniser automatiquement dès qu’il va détecter une connexion à Internet (comme Dropbox). Très pratique quand on veut travailler en local ou archiver ses données.

Partager avec un autre internaute

Vous avez créé un fichier, félicitations ! L’avantage d’être sur Drive, c’est de pouvoir le partager avec un autre internaute, qu’il soit inscrit ou non inscrit. Cliquez sur Fichier > Partager comme sur l’exemple ci-dessous

partager un fichier

Une pop-up s’ouvre et vous pouvez choisir de le partager avec une personne de votre répertoire (commencez à saisir son adresse mail ou son nom) ou à un groupe de personnes disposant du lien (le fichier ne sera public que pour les internautes qui cliquent sur le lien). Deux niveaux de droits vous permettent de brider encore plus le partage, en autorisant simplement les invités à lire ou à écrire dessus.

partage sur google drive

Pour ceux qui se demandent combien ça côute, sachez que c’est gratuit, jusqu’à 15 Giga. Pour moins de 2 euros par mois, vous passez à 100GO, je n’ai jamais eu l’occasion de le tester puisque je suis encore sur le stockage de la version gratuite après des années d’utilisation. Dans un prochain article, à travers quelques cas pratiques, nous verrons pourquoi Google Drive est tout particulièrement génial pour les associations !

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  1. Google drive - Outils infor | Pearltrees

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