HelloAsso : une plateforme participative pour une meilleure gestion des associations

Trouver de l’argent pour financer différentes activités en tant qu’association n’est pas de tout repos. L’argent ne tombe pas tout seul avec les subventions et les associations ne peuvent pas compter uniquement sur les cotisations pour fonctionner : elle doit organiser des événements pour tourner et idéalement ne pas être « taxée » au niveau des outils ! C’est après ce constat qu’est né HelloAsso, une plateforme participative qui vous permet de gérer votre association depuis la levée de fonds jusqu’à la création d’événements. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cet outil en ligne.

Nous allons tout de suite rentrer dans le vif du sujet en vous montrant Hello Asso et nous vous parlerons du service en général plus bas dans l’article. Commençons par créer un formulaire d’inscription à un événement, en tant qu’organisateur et voyons comment les participants vont s’inscrire. On verra ensuite comment est présentée l’interface Hello Asso pour gérer ses inscrits, ses adhérents, ses participants (vous appelez ça comme vous voulez)

Créer un formulaire : test de Hello Asso coté organisateur

Il faut commencer par s’inscrire : personnellement d’abord puis en tant qu’organisme

Ensuite, vous choisissez le type de collecte que vous voulez faire, ici nous allons choisir « fête soirée repas », nous comprenons par là que c’est un événement sur lequel des « participants » peuvent s’inscrire moyennant une participation (qui est différent d’une cotisation, une inscription annuelle ou mensuelle pour adhérer à une groupe)

Ensuite, il y a 4 étapes pour créer son formulaire, nous vous épargnons les 4 étapes, pour résumer :

• On renseigne les informations générales de l’événement (date, lieu, type de manifestation etc…). Une fois qu’on enregistre cette partie, le formulaire est automatiquement créé et on reçoit le mail avec le lien : exemple ici . C’est ce lien que vous allez partager sur votre site internet, a votre mailing list ou sur les réseaux sociaux pour que les internautes puissent aller s’inscrire
• On détermine les tarifs (un ou plusieurs tarifs qui peuvent évoluer dans le temps ou selon des conditions spécifiques). On peut aussi dire que le prix est libre (chacun donne ce qu’il veut) ou que l’événement est gratuit et bien sûr limiter à un certain nombre de participants.
• On paramètre les infos complémentaires, à ce niveau ce sont les informations des participants : nom et prénom automatiquement mais aussi toutes les infos que vous avez besoin de collecter pour « bien organiser » votre épreuve. On peut imaginer par exemple que vous ayez besoin de collecter des tailles de tee-shirts pour leur offrir le jour J, ou avoir la date de naissance de chacun pour créer les catégories lors des résultats etc….Vous pouvez aussi à cette étape là cocher la case « validation de document à l’inscription » comme par exemple faire lire le règlement de votre épreuve et le faire accepter

• Enfin dans l’étape 4, on peut personnaliser son formulaire d’inscription en jouant avec les couleurs, ajouter une image de fond, ajouter une description simple ou détaillée et enfin personnaliser un message de remerciement qui s’affichera automatiquement après l’inscription, sur l’écran et dans le mail de confirmation.

Après l’inscription, en quelques minutes et seulement après 4 étapes, on a donc un formulaire d’inscription près à l’emploi: et on peut partager le lien sur son site (ou intégrer un bouton sur son site pour renvoyer vers Hello Asso), il faut aller dans l’onglet « diffusion » pour trouver les widgets.

Exemple ci dessous mais vous avez le choix entre plusieurs widgets (des petits codes html à copier coller directement sur votre site pour générer visuellement cet affichage).

Voici un aperçu du formulaire, vous pouvez tester l’inscription en choisissant le tarif « tarif libre » ou gratuit » si vous voulez : https://www.helloasso.com/associations/asso-rando/evenements/inscription-a-la-rando

Hello Asso coté gestion des inscrits

Maintenant, ce que vous allez surement apprécier de découvrir, c’est l’interface Hello Asso coté organisateur, pour gérer vos inscrits ! Une fois que les participants commencent à s’inscrire, vous pouvez cliquer sur votre compte sur « gérer les participants »

Sur cette interface :

• vous retrouverez les infos collectées via votre formulaire d’inscription (données des utilisateurs, infos de paiement)
• vous pourrez télécharger la liste des inscrits sur excel
• vous pourrez voir en détail combien il y a eu d’inscrits selon les différents tarifs paramétrés ou selon les options vendues (par exemple voir en un coup d’oeil combien de tee-shirt dans chaque taille)

Inscription sur Hello Asso en tant que participant

Pour le coup, la démo va aller très vite puisque vous pouvez tester par vous même pour découvrir les étapes d’inscription. Vous pouvez vous inscrire gratuitement pour tester l’ergonomie du formulaire, voir les champs personnalisés que nous avons ajoutés mais aussi voir l’ergonomie pour les participants du début de l’inscription jusqu’à la réception du mail de confirmation mais aussi téléchargement du e-billet avec le QR code.

Une plateforme d’inscription gratuite sans frais pour les participants

Comment s’inscrire gratuitement avec Hello Asso ? Vous êtes un participant et vous ne souhaitez pas payer de frais d’inscription ? Vous êtes organisateur et vous souhaitez savoir comment vos participants vont pouvoir utiliser Hello Asso sans frais ? C’est très simple, et c’est parfaitement bien expliqué par Hello Asso : au moment de l’inscription, il y a une petite case « dons pour Hello Asso »

Pour ça, vous pouvez tester sur le même formulaire d’inscription comme nous avons créé un formulaire gratuit et un formulaire payant. C’est parti en cliquant sur le circuit à 12 euros. Nous indiquons nom et prénom et l’étape suivante permet de payer

Au moment de payer, vous verrez un onglet « contribution au fonctionnement de Hello Asso », pour ne pas dire « frais de service ». Par défaut, les frais sont importants, 2,8 euros pour 12 euros de billet. Mais HelloAsso ne cache pas le fait que vous pouvez changer ce montant en cliquant sur « modifier »

Si vous cliquez sur modifier, vous accèderez à cette pop-up qui permet de baisser les frais de service à 1 euros, et même 0 euro si vous cochez la case «  »ne pas soutenir ». Le paiement en ligne a un coût et Hello Asso est une entreprise a des salariés : c’est un pari risqué pour Hello Asso mais ça à l’air de fonctionner puisque de nombreuses associations utilisent ce service aujourd’hui. Malgré tout, presque 3 euros sur un paiement à 12 euros, ça représente 20% de frais, donc les quelques personnes qui acceptent les frais payent pour le pourcentage de personne qui décoche la case. En tout cas c’est une très bonne chose pour les personnes qui peuvent tout juste participer à des événements et qui cherchent à faire des économies dès que possible. Ce système dans tous les cas est gratuit pour l’organisateur, comme la plupart des plateformes d’inscription en ligne pour des événements !

Présentation de HelloAsso

Il s’agit d’une plateforme en ligne que vous pouvez utiliser en tant que président d’association et sur laquelle vous pouvez :

• collecter des dons
• gérer votre association
• vendre différents biens et services, notamment de la vente de billet pour un événement culturel ou dossard pour votre manifestation sportive
• trouver un financement.

HelloAsso est réservée aux clubs, fédérations et associations et est 100 % gratuite. Créée en 2009, cette plateforme a accompagné plus de 185 000 associations dans la gestion de leurs activités. Cela passe par une interface facile à utiliser, adaptée à tout le monde et un modèle économique aussi étonnant qu’intéressant : tout est gratuit.

HelloAsso est également une équipe spécialisée dans l’accompagnement des acteurs associatifs. La plateforme propose de nombreux outils qui leur permettent de mener à bien leurs campagnes de levée de fonds et la gestion de leurs événements. Tout a été pensé pour être facile d’accès et pratique afin de faciliter le quotidien des associations. En effet, chez HelloAsso, ils sont convaincus que ce sont les groupes et le collectif qui sont les vrais acteurs du changement. Il est donc impératif de leur fournir les outils nécessaires à la bonne marche de leurs actions à titre gratuit.

À qui s’adresse cette plateforme ?

HelloAsso s’adresse en particulier aux associations, aux clubs, aux fondations, aux syndicats et aux fonds de dotations qui n’œuvrent pas dans la politique. Cette plateforme met à disposition de ces organisations, différents outils en ligne afin de les aider à améliorer leur gestion.

Et ils sont accessibles, quelle que soit la taille de ces dernières. Cela inclut particulièrement :

• Les associations caritatives et humanitaires,
• Les associations professionnelles,
• Les clubs de sport (football, handball, volleyball, rugby, équitation, tennis, judo, karaté, danse, etc.),
• Les associations et les clubs d’étudiants,
• Les réseaux associatifs et les fédérations,
• Les associations culturelles (chorales, arts du spectacle, peinture, poterie, etc.),
• Les associations religieuses,
• Les associations scientifiques,
• Et bien d’autres organisations à but non lucratif dans différents secteurs.

Un modèle économique attrayant : tout est gratuit !

Comme mentionné plus haut, l’ensemble des outils présents sur la plateforme est disponible gratuitement. Il n’y a aucun forfait mensuel ni de frais caché et encore moins de commissions sur les dons que récoltent les associations. Toutes les fonctionnalités proposées pour chaque entité sont gratuites.

Ainsi, afin de se financer, HelloAsso a également effectué plusieurs levées de fonds durant plusieurs années. Ces actions ont permis à la plateforme de financer son développement sans toucher au modèle économique qu’elle a mis en place afin de faciliter l’accès à des outils performants. Aussi, pour payer ses factures en hébergement web et pour rétribuer ses salariés, HelloAsso a adopté un système assez original. Lorsque les internautes effectuent des donations, ils ont la possibilité de laisser un pourboire afin de soutenir la plateforme. Mais cela n’est pas une obligation en soi.

Les fonctionnalités proposées par HelloAsso

HelloAsso est une plateforme assez complète qui vous permet de gérer votre association, quel que soit votre niveau en matière de gestion. Les fonctionnalités disponibles en ligne sont assez simples à prendre en main. Cela concerne donc :

• La billetterie et les événements,
• Les formulaires de don,
• Les adhésions,
• Une boutique en ligne,
• Un module de paiement intégré,
• Le crowdfunding.

Le site intègre également un moteur de recherche qui a été mis en place depuis 2021 afin de permettre aux internautes de rechercher des projets et des activités associatives qui pourraient les intéresser. De cette manière, HelloAsso apporte une meilleure visibilité aux associations qui sont inscrites en les aidant à toucher un plus grand nombre de personnes intéressées.

Les avantages de HelloAsso

Cette plateforme apporte une grande aide aux différentes associations de tous les domaines. Il est disponible sur tous les supports mobiles et électroniques. Vous pouvez ainsi consulter votre activité directement depuis le site internet avec votre ordinateur ou votre smartphone. De plus, une application mobile est disponible pour iOS et Android. Ce qui vous permet d’accéder à votre compte n’importe où à n’importe quel moment. Un avantage d’autant plus pratique si vous avez l’habitude de voyager.

Une gestion financière améliorée de votre association

Parmi les nombreux avantages que cette plateforme apporte aux associations reste le gain de temps dans la gestion de l’aspect financier de leur activité. Le site met à votre disposition un espace personnalisé que vous pouvez utiliser pour administrer votre compte. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel l’ensemble des paiements faits pour votre association. Cela peut concerner les adhésions (mensuelles ou annuelles), les donations (récurrentes ou ponctuelles), la billetterie pour les événements que vous organisez, les différents paiements que vous attendez ou encore, les ventes de vos produits ou de vos services.

La praticité de cette fonctionnalité vous permet de ne plus perdre de temps dans l’élaboration et l’utilisation d’autres moyens de paiement. Tout est disponible en ligne et le suivi se fera plus facilement. De quoi vous permettre de gagner du temps pour vous préoccuper de votre organisation.

Une visibilité accrue pour chaque événement que vous organisez

Grâce à la fonctionnalité moteur de recherche incluse dans le site, les internautes auront plus de facilité à trouver les événements que vous organisez. En effet, HelloAsso vous met en relation avec les personnes proches de votre association et toute la France entière. Vous aurez ainsi la possibilité de toucher un public plus élargi dans le but d’attirer plus de volontaires ou de membres pour voter association.

Une utilisation pratique pour toutes les parties prenantes

Que ce soit pour vous, les organisateurs et les contributeurs, que pour les adhérents et les internautes, l’utilisation de HelloAsso a été pensée pour être pratique et facile. La mise en place des différents moyens de paiement en ligne par exemple, permettent aux associations de fournir des services personnalisés à leurs adhérents.

Ainsi, ils peuvent :

• Régler leur cotisation ou leur adhésion sur la même plateforme, sans avoir à se déplacer ou prendre rendez-vous,
• Effectuer un don en ligne pour n’importe quelle association de leur choix,
• Acheter des billets pour un événement qui les intéressent, mais également un cours ou un stage,
• Acheter un bien ou un service, ou encore, les louer en fonction des offres de l’association,
• Participer au développement d’une organisation grâce à une campagne de crowdfunding.

En plus de ces points, HelloAsso propose une application qui permet de gérer la billetterie numérique. Les adhérents et les participants n’auront plus à imprimer les billets pour se présenter à un événement. Tout est disponible dans leur smartphone. Cela facilite d’autant plus le contrôle à l’entrée.

Pour améliorer la gestion de votre comptabilité, HelloAsso vous permet entre autres de télécharger vos tableaux de suivis. Cela vous permet de garder un œil sur chaque paiement effectué. Et le plus grand avantage, c’est que vous n’avez besoin d’aucune compétence en particulier pour pouvoir manipuler les outils proposés par la plateforme. L’interface a été pensée pour être facile à utiliser pour tout le monde.