Aujourd’hui, nous avons remis un pied dans les outils d’aide à l’organisation de manifestations sportives. Le mois dernier, nous avons testé ADEORUN, une solution d’inscription en ligne. Cette fois, nous avons testé VORG, un logiciel qui permet aux organisateurs de courses de gérer efficacement les bénévoles le jour de l’épreuve. Grâce à VORG, vous saurez qui fait quoi, à quel endroit se trouve tel matériel et vous aurez un aperçu de ce qu’il reste à faire ou comment améliorer votre organisation. 

Prix de VORG : combien ça coûte ?

Nous abordons immédiatement la question du prix car c’est encore plus le nerf de la guerre dans le domaine associatif. Qui dit organisation d’événement dit « recherche de fonds ». En général, les associations organisent des manifestations sportives ou culturelles pour faire rentrer de l’argent dans les caisses, et elles recherchent toutes les bons plans à moindre prix. Un autre facteur important dans le tissu associatif, c’est le temps. En tant qu’organisateur, on est bénévole la plupart du temps. On cherche donc à la fois un outil à moindre coup qui puisse nous faire gagner du temps. VORG répond à ces deux problématiques !

La plupart des outils de gestion de bénévoles que nous avons eu l’occasion de voir coûtent chers et s’adressent donc à des grosses manifestations. Vorg vous propose une version gratuite ainsi que des versions annuelles payantes mais abordables (19 euros ou 59 euros). Il y a aussi des versions plus complètes pour 200 ou 300 euros par an.

VORG : comment ça marche ?

Pour un événement, VORG propose :

• une interface bénévole : chaque bénévole peut s’inscrire puis consulter ses tâches
• une interface organisateur qui permet de préparer des tâches, suivre l’évolution du projet, affecter des missions aux bénévoles inscrits etc…

L’organisateur dispose d’un lien qu’il peut partager sur son site web ou par mail pour inviter les bénévoles à s’inscrire.

Les avantages de VORG

• éviter de gérer des fichiers excel (logiciel non adapté)
• avoir une vue d’ensemble sur son projet (affectation des bénévoles, gestion des fournitures, répartition du matériel)
• informer les bénévoles de façon collective
• récapituler les missions de chacun et les horaires sur un format imprimable le jour J

Créer son événement sur VORG

Dans un premier temps, on détermine les informations que l’on veut demander au bénévole. Il s’agit ici de déterminer les champs du formulaire bénévole, comme par exemple :

• le numéro d’immatriculation du véhicule pour accéder au parking bénévole
• la taille du tee-shirt pour préparer le pack bénévole
• la participation ou non au repas bénévole
• la participation ou non à la course.

puis on définit les postes : en général il y a 7/8 postes et pour chaque poste on affecte un responsable et un référent. Chaque bénévole pourra contacter son responsable. Exemple : poste billetterie / Accueil / parking / logistique / circulation / circuit

On définit ensuite les créneaux, c’est à dire les moments de présence de bénévoles : il y a des créneaux qui sont occupés le jour de l’événement mais aussi les jours avant ou après (notamment pour ceux qui sont au poste « rangement », « nettoyage », « circuit » etc…

L’organisateur peut ensuite déterminer les heures et le nombre de bénévoles à pourvoir à chaque poste. Un clic sur le tableau permet de saisir le nombre de bénévole nécessaire pour chaque poste et chaque créneau.

Aperçu de VORG

Sur l’onglet bénévoles, on peut charger un fichier d’adresse mail et envoyer un mail groupé à une liste : pratique pour relancer les bénévoles de l’année dernière par exemple. Pour créer le mail, on peut utiliser facilement des variables ou même utiliser des mails types existants.

Très facilement, on peut avoir un oeil sur la liste des ses bénévoles, voir postes qui manquent de bénévoles, obtenir les informations de contact d’une personne etc..

L’affectation des bénévoles se fait en cochant des cases. Préalablement, le bénévole aura pu choisir lors de son inscription quel poste il souhaite occuper

Le jour de l’événement, chaque responsable et chaque bénévole peut imprimer son « tour de cou » c’est à dire sa feuille de route pour la journée ou le wee-end, avec le récapitulatif des choses à faire, les créneaux horaires, les noms des responsables etc… En un coup d’oeil, le « chef » peut voir qui fait quoi !