Trello : pour gérer des projets en ligne

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Avec son interface intuitive, cet outil en ligne est utilisé aussi bien en entreprise qu’au sein d’associations ! Trello est inspiré de la méthode Kanban. Souvenez-vous de vos cours d’économies de terminale : dans les années 50, la méthode Kanban consistait à organiser le travail des employés de Toyota en déplaçant des étiquettes (appelée card sur Trello) le long de la chaîne de travail : de la création de la tâche à sa résolution, la card est déplacée par les opérateurs sur leur poste de travail (comme sur un tableau de post-it) ! Après avoir testé Trello pendant quelques semaines, nous vous proposons un tour d’horizon de cet outil de travail collaboratif.

Trello en quelques mots

Pour vous faire un rapide tour du propriétaire,  Trello est un outil en ligne gratuit : rien à installer, rien à télécharger. Il faut simplement créer un compte pour accéder à son interface. A ce jour c’est en anglais, mais pas de panique, ça concerne juste les menus.

Si il y a bien 4 termes à comprendre avant de commencer, ce sont bien ceux de « Projet » « Board », « Liste »et « Card ».

• Un projet peut être le nom de votre entreprise ou de l’évènement que vous gérez. Comme vous êtes quelqu’un de très actif, vous pouvez avoir plusieurs projets : exemple un projet par évènement.
• Un projet peut être scindé en Board : exemple : demande d’autorisation, comptabilité, parcours etc…

• Chaque Board peut comporter des listes : elles déterminent la manière d’organiser les tâches : exemple : « A faire », « En cours », « C’est fait ». Ce sont dans ces listes que peuvent être déplacées des Cards.
• Dans chaque liste, on peut créer des Cards (ce sont des tâches), se les affecter à soi-même ou à un collaborateur. Cela sous entend que la personne doit être membre du projet.

Travailler à plusieurs sur Trello

Comme dans tout projet, il y a un chef ! C’est lui qu’on appelle l’administrateur : c’est celui qui créé le projet et qui invite des collaborateurs puis qui gère les permissions. Une fois que le membre est ajouté (2), il est possible aussi de lui affecter le rôle d’administrateur. Un projet par défaut est « Private » (1), c’est à dire qu’il n’est visible que par les membres ajoutés dedans, mais il est possible de le rendre public. Si vous n’ajoutez aucun membre, votre projet n’est visible que pour vous et Trello peut ainsi devenir votre outil de gestion de todolist personnelles !

Les cards : création, déplacement, labels

Créer une card

Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur « Add a card » puis donnez un titre. Exemple : « Contacter la préfecture« . Chacun peut écrire des commentaires, ajouter des pièces jointes et se notifier (pour recevoir des mails).

Déplacer une card

Si une tâche est créée dans une liste, il est possible de la déplacer dans le board en la faisant glisser déposer. Déplacer une tâche permet de la faire évoluer, de sa création jusqu’à sa résolution ! Pour déplacer une tâche, cliquez dessus sans la lâcher puis déplacer là dans une autre liste.

Labelliser une card

Nous devrions plutôt appeler appeler cela « Affecter un label« . Ajoutez facilement une couleur, pour faire ressortir visuellement une card dans votre board. La couleur peut être attribuée selon l’importance (exemple : rouge = super important, orange = ne pas trainer ou jaune = secondaire). Donnez le sens que vous souhaitez à votre projet ! Pour ajouter un label, cliquez sur la card puis sur label. Sélectionnez la couleur ou créez le label de votre choix. Pour affecter une card à quelqu’un éviter le système de couleur et privilégiez l’onglet « Members »

Affecter une tâche à quelqu’un

Affectez la tâche à un membre en cliquant sur « Members » puis donnez lui une échéance en cliquant sur « Due Date ». Le système propose automatiquement la liste des membres du projet, vous n’avez plus qu’à sélectionnez un nom. Le membre reçoit un mail ainsi qu’une notification en haut à droite de son compte Trello (la petite alarme rouge).

Avancement d’une tâche

Une tâche peut être scindée aussi en checklist. Cela permet de tenir informé ses collaborateurs sur l’avancement d’une tâche. Exemple : prendre contact avec la préfecture pour recevoir une autorisation, ça consiste à trouver le contact, envoyer un mail ou un courrier, relancer etc.. jusqu’à recevoir l’autorisation. Le système de Checklist permet de voir à combien de pourcentage est résolu une tâche, en créant des items. Cochez au fur et à mesure les items résolus jusqu’à atteindre 100% de l’avancement d’une tâche.

Cas pratique : création de listes

La souplesse de Trello, c’est qu’il permet d’organiser ses tâches dans des listes comme on on le souhaite.

• La méthode KanBan consisterait à créer des listes du type « Démarrage » > « C’est en cours » , > « C’est fait »
• Pour des projets ne nécessitant pas beaucoup de tâches et s’étalant sur la durée, il est possible de créer des listes en fonction d’une durée : exemple : « Janvier » > « Février » > […]>  « Décembre » ou encore « Aujourd’hui » > « Cette semaine », « Ce mois-ci » etc….
• Les listes peuvent aussi être utilisées sous forme de sous-boards. Exemple, dans un board « Communication », on pourrait imaginer 3 colonnes du type : « Site web » « Réseaux sociaux » et « Presse »
• Enfin, il est possible aussi d’imaginer faire une colonne par collaborateur au sain de chaque Board.

L’application mobile Trello

Indispensable comme outil d’outil de gestion de projet, elle permet de recevoir des notifications sur son portable dès qu’un collaborateur ajoute ou commente une tâche. A utiliser avec modération pour ne pas devenir un accro du travail !

Conclusion : notre avis sur Trello

Trello est parfait pour les petites structures telles que des associations qui ont besoin de franchir le pas et de coordonner un projet à plusieurs. Bien sûr, la langue anglaise pourrait repousser certains mais ne vous arrêter pas à cela. Mis à part les 5 /6 termes que nous venons d’expliquer, votre interface Trello sera en Français puisque vous êtes maîtres des noms de vos projets, boards, listes et tâches (si c’est vraiment un frein, notez qu’un plugin sous Chrome permet de traduire Trello)

Trello est gratuit jusqu’à 5 membres par projet et bénéficie d’une version payante (trello gold) pour inviter de nouveaux membres : 5 euros par mois

Pensez à archiver vos tâches car la méthode KANBAN ne fonctionne que si le tableau de bord est lisible. Trop de post-it tue le post-it. Chez vous, quand une tâche sur un post-it est réalisée, vous le mettez à la poubelle ? Et bien sur Trello c’est pareil 😉 (il est possible de retrouver ses tâches archivées).

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