Vous organisez un événement (réunion, séminaire, assemblée générale) pour votre association ou votre entreprise ? Pour des raisons organisationnelles (savoir combien vous allez avoir besoin de place assise ou de personnes dans le débat), il est important de savoir à l’avance qui y participe ! Eventbrite permet de promouvoir un événement et de collecter des inscriptions. Découvrez comment vous allez pouvoir organiser un événement en toute simplicité. Pour gérer les manifestations sportives, nous vous conseillerons plutôt Adeorun que EventBrite
Au top pour les événements gratuits
Parfait pour organiser une assemblée générale, EventBrite satisfera aussi les organisateurs de conférences, de salons, les événements start-up ou professionnels ! La TechAmiénoise par exemple réunit les acteurs du numérique amiénois autour de différents événements (repas, conférence) : EventBrite permet aux organisateurs de savoir qui va assister mais aussi de donner de la visibilité à l’événement au niveau local (par le biais de la géolocalisation).
La création d’un compte est gratuite, tout comme la création d’un événement gratuit. Votre événement pourrait être payant, auquel cas vous configurez un droit d’entrée (Eventbrite devient alors un système de billeterie) et vous payez une commission sur chaque billet vendu (plutôt élevée) !
Créer son événement en 1 minute
Pour la démo, je vous propose de découvrir comment je compte réunir les membres de mon association autour de l’assemblée générale annuelle du club.
Si vous organisez un festival ou un concert, je vous conseille plutôt le logiciel en ligne Weezevent, qui permet à la fois de collecter de l’argent, délivrer des billets mais aussi gérer la caisse sur place !
Je créé l’événement : assemblée générale
Un événement est daté, localisé et décrit. Un logo significatif et une description, d’un coup d’oeil c’est plus parlant et ça donne envie ! Vite, on met en ligne mais avant ça, vous choisissez si votre événement est public ou privé. Dans le premier cas, il ressortira sur EventBrite de façon géolocalisée. C’est comme ça que vous rencontrerez différents acteurs du même intéressés par les mêmes sujets autour de chez vous. Si l’événement est privé, il ne ressort pas publiquement bien entendu, vous devrez partager manuellement le lien ou envoyer des invitations à vos membres.
Personnalisez votre événement avec une belle image, une carte google map et détaillez au maximum le programme de la séance.
Je partage mon événement
Sur l’interface de gestion, vous disposez d’outils pour communiquer autour de votre événement : invitation mail, lien URL pour le partager directement ou encore activer des flux sur les réseaux sociaux.
Je gère les inscrits à l’avance et sur place
Suivez ensuite en temps réel les inscriptions ainsi que les réponses des participants, envoyer des invitations ou relancez les étourdis par mail. Bien sur, vous pouvez ajouter des participants manuellement. EventBrite vous aide non seulement à collecter des inscriptions mais simplifie aussi l’accueil des participants, en vous proposant notamment la création de badges (à partir de la liste des inscrits). Choisissez un modèle de badges nominatifs puis lancez la création depuis votre interface. Un autre point fort d’EventBrite au niveau de l’accueil, c’est qu’il est possible d’enregistrer l’arrivée des participants, en scannant leur billet sur place à partir d’une application Android ou IOS.
EventBrite : à quel prix ?
EventBrite est totalement gratuit pour les événements gratuits et vous bénéficiez d’outils pour en faire la promotion gratuitement, enregistrer sans limite des inscrits, gérer les participants etc… EventBrite se prend une commission uniquement sur les ventes de billets (sur vos événements payants). Les frais de service s’élèvent à 2,5 % de la valeur du billet plus 0,99€, plus 2 % de frais de traitement des paiements (ce qui est relativement important, traduisons). Il n’est pas aisé de comprendre la subtilité entre les deux charges, de toute façon elles s’additionnent et c’est vous qui payez. Si vous vendez une place à 15€, vous allez payer 2.5% de 15€ + 0.99, soit 1.37€ de frais de service + 2% de frais de paiements (0.30€), soit un total de 1.67€ de frais sur les 15€ d’inscription.
Notre avis sur Eventbrite
EventBrite est un outil en ligne efficace pour gérer son événement et collecter des inscriptions gratuites : aucune restriction en version gratuite, pour cela c’est génial. Avec des outils de promotion puissant et des outils de reporting efficaces, vous allez pouvoir inviter et accueillir des personnes comme un pro et dans d’excellente conditions. Parfait pour organiser un événement de type « réunion », il l’est beaucoup moins pour organiser une manifestation sportive, qui nécessite de la vérification de pièces jointes et la création de formulaires personnalisés. Cela ne semble de toute façon pas être la cible principale d’EventBrite.
Pour gérer les inscriptions à une manifestation sportive, il faut mieux utiliser Adeorun, qui comprend l’interface sur mesure pour gérer les inscrits à une course, vérifier les justificatifs ou encore relancer par mail les participants.
Tout petit bémol également sur les billets payants, les frais sont très importants. Des services concurrents sont beaucoup plus intéressants et surtout plus clairs au niveau de la répartition des coûts.
