Mettre des couleurs sous condition sur Google Sheet

Mettre en couleur des cellules d'un tableau Google Sheets (l'équivalent d'Excel en ligne chez Google), ça s'appelle des couleurs conditionnelles, et plus précisément de la mise en forme conditionnelle ! Elle est très facile à mettre en place sur Sheets, je vous montre comment faire avec ce petit tuto.

Contexte : sur un tableau, la couleur fait ressortir l'information visuellement ! C'est plus agréable à lire, plus ludique, ça donne une vision d'ensemble sur des listes de tâches en cours, ou ça permet de voir tout simplement s'il y a plus de tâches en vert, en orange ou en rouge (si vous avez choisi ces couleurs, mais ça marche avec les couleurs de votre choix).

Faire une mise en forme conditionnelle sur Google Sheets en 5 étapes

Prenons justement l'exemple des couleurs vert, orange et rouge :

• Vert = c'est fait
• Orange = la tâche est en cours
• Rouge = la tâche n'est pas faite

Je vous ai montré comment créer une liste déroulante sur Google Sheets ; voyons maintenant comment remplir automatiquement une cellule d'une couleur en fonction d'un texte.

Je veux que la cellule se mette en vert quand on écrit « ok ». Au lieu de faire la mise en forme à la main à chaque fois (police en blanc, puis en gras, puis fond vert foncé), je vais créer une règle de mise en forme conditionnelle :

1. Sélectionnez les cellules concernées.
2. Cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle. Un panneau s'ouvre à droite de l'écran.
3. Sous Mettre en forme les cellules si, choisissez la condition, puis tapez la valeur (ici « OK »).
4. Sous Style de mise en forme, choisissez l'apparence : couleur de fond, couleur de police, gras.
5. Cliquez sur OK, puis testez en tapant « ok » dans une cellule.

Si vous voulez que la règle s'applique à toute une colonne, cliquez sur le petit damier dans le panneau, puis sélectionnez la colonne complète.

Pour la condition, j'aurais pu choisir « Le texte contient > OK ». Attention, je vous ai tendu un piège : la règle s'appliquerait aussi si on écrit « OK mais pas fini », et ce n'est pas ce qu'on veut. Dans mon cas, il faut choisir la condition qui exige le texte exact, « Le texte est exactement ».

C'est aussi simple que ça ! Bien sûr, vous pouvez ajouter plusieurs règles pour une même colonne en cliquant sur Ajouter une nouvelle règle, comme ci-dessous, où j'ai par exemple créé la condition « A FAIRE » en rouge et blanc.

Quand plusieurs règles se chevauchent, Google Sheets les applique dans l'ordre de la liste : c'est la première règle vérifiée qui donne sa couleur. Vous changez l'ordre par glisser-déposer. Pour supprimer une règle, pointez-la avec la souris et cliquez sur Supprimer.

Combiner une liste déroulante et des couleurs conditionnelles

Petite astuce : si vous utilisez Sheets pour de la gestion de projet ou pour attribuer des tâches à vos collaborateurs, c'est beaucoup plus sympa de créer des listes déroulantes et de les combiner avec des mises en forme conditionnelles. Les collaborateurs choisissent une réponse dans la liste, et la couleur s'applique en fonction de la réponse.

Les conditions disponibles sont nombreuses : je vous ai montré le texte exact, mais vous pouvez aussi partir :

• de nombres comparés (supérieur à, inférieur à, entre, différent de, etc.) ;
• de dates (avant ou après telle date, ou exactement égale à) ;
• de texte (strictement égal, commence par, ne contient pas, cellule non vide, etc.).

Mise en forme conditionnelle avec une formule personnalisée

Quand aucune condition toute faite ne convient, choisissez La formule personnalisée est dans la liste « Mettre en forme les cellules si ». Selon les paramètres régionaux de votre feuille, les arguments sont séparés par un point-virgule ou par une virgule.

Colorer toute une ligne en fonction d'une autre cellule

C'est la demande la plus fréquente : colorer toute la ligne d'une tâche quand sa colonne « Statut » vaut une certaine valeur.

1. Sélectionnez toutes les colonnes du tableau, par exemple de A à E.
2. Ouvrez Format > Mise en forme conditionnelle.
3. Choisissez La formule personnalisée est.
4. Tapez =$B1="Oui" si votre statut est en colonne B.
5. Choisissez la couleur, puis cliquez sur OK.

Le signe $ devant le B fige la colonne : toutes les cellules de la ligne regardent la colonne B, donc toute la ligne se colore. La formule ne peut viser que la même feuille ; pour aller chercher une valeur sur une autre feuille, Google indique qu'il faut passer par la fonction INDIRECT.

Repérer les doublons dans une colonne

Sélectionnez la plage, par exemple A1:A100, puis utilisez la formule personnalisée =COUNTIF($A$1:$A$100;A1)>1. Toutes les valeurs qui apparaissent plus d'une fois prennent la couleur choisie : pratique pour nettoyer une liste de mots clés ou d'adresses e-mail.

Colorer une ligne quand une case est cochée

1. Sélectionnez la colonne et insérez des cases avec Insérer > Case à cocher.
2. Pour maîtriser la valeur, passez par Données > Validation des données, critère Case à cocher, puis Utiliser des valeurs de cellule personnalisées : par exemple « Oui » si la case est cochée, « Non » sinon.
3. Créez ensuite une règle avec la formule personnalisée =$C1="Oui" si vos cases sont en colonne C, appliquée à tout le tableau.

Copier une mise en forme conditionnelle dans Google Sheets

Bonne nouvelle, rien à refaire : si vous copiez puis collez des cellules qui ont des règles de mise en forme conditionnelle, Google Sheets applique ces règles aux données collées. Pour étendre une règle à d'autres cellules sans rien coller, rouvrez le panneau Format > Mise en forme conditionnelle, cliquez sur la règle et modifiez la plage avec le petit damier.

Testez et amusez-vous bien sur Sheets ! Et si vous démarrez avec les outils de Google, mon guide pour débuter sur Google Drive fait le tour de la suite.