Plateforme d’inscription en ligne pour des événements sportifs

Depuis quelques années, l’inscription à des événements sportifs se fait en ligne, et de moins en moins sur place. En tant qu’organisateur de course, choisir une plateforme d’inscription en ligne permet de mieux s’organiser, vous allez comprendre pourquoi. Vous organisez une randonnée pédestre ou VTT, une course à pied ou autre ? Je vous présente les principales solutions d’inscription en ligne en France, faites votre choix !

Comment c’était avant l’inscription en ligne ?

Dans les années 2000, quand on était coureur à pied, on se pointait le jour J avec son certificat médical et on s’inscrivait sur place (ou alors on était discipliné et on envoyait son bulletin d’inscription par courrier ! Cétait vraiment galère pour l’organisateur qui devait gérer de la monnaie, déposer des chèques mais aussi pour le coureur, qui devait penser à imprimer et envoyer le tout par la Poste.

envoyer poste courrier

C’était un autre temps : le temps où il n’y avait pas des centaines de courses chaque week-end en France, le temps où il n’y avait pas de courses loisirs, uniquement des coureurs sur route qui courraient pour le chrono !

Depuis 2010, les courses « loisir » sont apparues : courses à obstacles, color run etc.. Le trail s’est popularisé et les courses sont prises d’assaut au niveau des inscriptions. Chose incroyable, certaines courses ferment même plusieurs mois à l’avance leurs inscriptions ! La course commence désormais dès l’ouverture des inscriptions, même pour des courses régionales !

Les temps ont changé….

Finis le papier et les inscriptions sur place. L’avantage de ces plateformes, c’est qu’elles sont gratuites pour l’organisateur, il n’y a pas de frais de mise en service et c’est le participant (celui qui s’inscrit) qui paye ses frais de service, en général autour de 1 euros par transaction. Quand on sait que le timbre est à plus de 85 centimes….

liste des inscrits

Nombreux sont les organisateurs qui pensent encore pouvoir se débrouiller par eux mêmes, soit en créant des formulaires avec Google Form (mais pas de paiement en ligne à l’issu), soit en voulant brancher leur propre TPE (mais c’est hors de prix pour un seul événement, et cela nécessite du développement spécifique)

Pourquoi pas une billetterie ?

Les billetteries ont un fonctionnement vraiment particulier à mon sens, elles permettent de gérer des spectateurs. Dans l’univers du sport, on parle plutôt de « participants », ce ne sont pas les mêmes problématiques pour l’organisateur, donc pas les mêmes outils. Weezevent par exemple, qui est est très bien pour organiser un concert permet de créer une billetterie. Retrouvez ici des exemples de billetteries.

billetterie spectacle

La notion de participant nécessite donc une gestion différente, des options différentes pour l’organisateur. Ces systèmes d’inscription en ligne sont connectés pour la plupart aux fédérations sportives pour contrôler des licences, proposent des solutions de vérifications des certificats médicaux, de gestion des dossards etc….

Les fonctionnalités des plateformes d’inscription en ligne

Les plateformes d’inscription en ligne ont bien cerné les besoins de l’organisateur. Si vous devez choisir un système d’inscription en ligne pour votre course ou votre randonnée dans la liste ci dessous, assurez-vous :

  • que l’outil vous permette de recevoir des paiements par CB
  • vous puissiez récupérer l’argent au fur et à mesure, pas forcément à la clôture de votre événement (pour régler des acomptes par exemple)
  • que l’outil soit connecté aux fédérations agrées, notamment la FFA mais aussi FFTRI.
  • que l’outil vous permette de vérifier les certificats médicaux ou les licences sportives
certificat
  • que l’outil gère des mails de relance, pour ne pas que vous ayez à relancer vous même les gens qui s’inscrivent et pour lesquels le dossier ne serait pas complet
  • que l’outil affiche la liste des inscrits automatiquement, pour ne pas à avoir à générer un PDF sur votre site
  • que l’outil puisse appliquer des numéros de dossards
  • et enfin que l’outil puisse vous permettre de générer automatiquement le fichier d’export des inscrits pour le logiciel de chronométrie de votre choix (GmCAP ou Logica pour ne citer que les deux plus connus).

Comme je vous le disais, c’est gratuit pour l’organisateur, assurez vous qu’il n’y ait pas de frais de mise en place des événements, et pas de frais non plus pour que l’argent vous soit versé au fur et à mesure !

paiement CB

Voici un aperçu des logiciels d’inscription en ligne qui sont sur le marché en France.

Vous verrez, la répartition se fait pour certains en fonction de la zone géographique : selon les régions, les coureurs sont habitués à un système d’inscription plutôt qu’un autre.

Les plateformes d’inscription en ligne

Adeorun

Pour être tout à fait transparent avec vous, j’ai contribué au développement de cette plateforme pour les organisateurs.

Lancé en 2015 par des organisateurs d’événements sportifs, Adeorun est surtout implanté dans le Nord de la France, Ile de France (et partenaire des organisateurs de course à obstacles dans toute la France). La solution se veut très facile à prendre en main, les organisateurs ont simplement besoin de se connecter pour vérifier les certificats médicaux, gérer les inscrits, valider les licences sportifs, télécharger le fichier pour la chronométrie. Plus d’infos dans cet article.

adeorun

Comme la plupart des solutions d’inscription en ligne pour les événements sportifs, Adeorun est gratuit pour les organisateurs, les frais de service étant en général supportés par les participants qui s’inscrivent en ligne

La solution se démarque en faisant de la communication pour les organisateurs, ne prend pas de frais sur les inscriptions gratuites ni les remboursements.

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