Evénement : gérer ses inscriptions en ligne avec ADEORUN

Adeorun est un logiciel pour les organisateurs de course à pied ou de manifestations sportives type raid multisports, course à obstacles ou encore rando VTT et pédestre. Grâce à Adeorun, l’organisateur diffuse des formulaires d’inscription et les internautes peuvent s’inscrire et payer en ligne. Ensuite, l’organisateur accède à une interface pour récupérer les données, télécharger le fichier pour le chronométrage ou encore vérifier les certificats médicaux ou licences. Depuis 2018, Adeorun est labellisé par la Fédération Française d’Athlétisme, ce qui a permis à ce logiciel en ligne de se distinguer sur le marché de l’inscription en ligne. Découvrez toutes les fonctionnalités de Adeorun pour gérer votre événement sportif

Adeorun est un outil en ligne qui a été créé par Patrice, Jérémy et Julie, des organisateurs de course qui sont aussi des coureurs ! Lancé en 2016, le site est utilisé aujourd’hui par 250 organisateurs de course et enregistre 90.000 inscriptions par an. Autant vous dire que l’équipe Adeorun connaît bien les contraintes de l’organisateur de course. C’est un fonctionnement similaire à Eventbrite (un site plutôt spécialisé dans l’inscription pour une réunion, un afterwork, une soirée) et Weezevent (outil spécialisé dans les concerts et festivals) : Adeorun prend en compte les contraintes de l’organisateur de course et propose des options dédiées aux manifestations sportives.

team adeorun

Ils ont créé ce logiciel pour :

  • dématérialiser le processus d’inscription à un événement (faire en sorte qu’on ait plus besoin d’imprimer un flyer, de faire un chèque, une copie de son certificat médical et qu’on l’envoie par la poste
  • faire en sorte que les coureurs puissent payer en ligne par CB et arrêter avec les contraintes du chèque
  • faire en sorte que l’organisateur ait le moins d’inscription possible à gérer sur place

En savoir plus

Les formulaires d’inscription coté participant

L’organisateur place des liens sur son site pour inviter le participant à aller s’inscrire : tous les formulaires sont personnalisables. Pour une course, l’organisateur demande en général

  • le nom et prénom du sportif
  • son adresse mail : pour pouvoir le recontacter les années suivantes et envoyer des mailings
  • son adresse postale et numéro de tel
  • son âge et son genre : important pour déterminer les catégories d’âge pour le logiciel de chronométrage
  • le certificat médical ou la licence : ensuite il vérifie leur validité sur l’interface.  Si le participant n’a pas son certificat médical, il peut venir le joindre plus tard. Le logiciel envoie des mails automatiquement pour que le participant n’oublie pas de joindre son document, cela dans le but de faciliter le travail de l’organisateur et faire en sorte qu’il ait le moins de travail possible le jour de la course.
  • des options personnalisables en fonction des besoins : vente de repas, collecte de taille pour les tee-shirt, faire un don supplémentaire, réserver une consigne etc…
formulaire adeorun

L’espace organisateur

C’est l’interface sur laquelle l’organisateur se connecte pour :

  • gérer les inscrits et vérifier les certificats médicaux
  • télécharger le fichier des inscrits au format excel ou gmcap
  • ajouter des inscrits manuellement
  • affecter les numéros de dossards ou les plaques VTT
  • créer des codes promo (pour inviter des participants, faire gagner des dossards)
  • gérer sa course : ajouter des places disponibles, ouvrir ou fermer les formulaires etc….
  • paramétrer les mails de relance pour les participants ou envoyer le mail d’infos courses
  • gérer une liste d’attente si vous avez un événement à succès

Voir toutes les fonctionnalités

backoffice adeorun

C’est gratuit pour l’organisateur ? 

L’organisateur peut utiliser Adeorun gratuitement, il y a des frais d’inscription qui sont à la charge des participants (mais l’organisateur peut aussi décider d’intégrer les frais dans son prix d’inscription, pour que ce soit gratuit pour le participant). Les frais s’élèvent à 0.74€ + 2.5% par participant (0.99€ pour une inscription à 10€ par exemple). Le prix du timbre augmentant sans cesse, il est maintenant moins cher de payer en ligne que d’envoyer un courrier par La Poste

Les frais d’inscription comprennent bien sûr les frais de la banque, mais aussi tous les envois de mail. Adeorun propose aussi une prestation de communication autour des événements puisqu’elle aide les organisateurs à faire connaître leur manifestation, en envoyant des mailings ou en ayant une stratégie de communication axée sur les réseaux sociaux. Une dernière option intéressante pour les organisateur : l’option mini site web. Cela ne remplacera jamais la création d’un site mais peut permettre de résumer les infos courses importantes, mettre un plan d’accès ou encore un bouton de contact. 

Voici des exemples de course sur Adeorun, avec les formulaires associés pour tester : 

Trail des Beaux Monts
Les 2 chateaux
Zombie Run
La 1418
Le Trail des Chataignes

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