Doodle, pour planifier une réunion (ou une soirée)

Doodle est un système de planification qui peut être utilisé dans le cadre professionnel, amical ou associatif pour prévoir et coordonner une réunion. Pas besoin de compte pour utiliser Doodle, c’est gratuit et sans inscription. Découvrons ensemble comment créer un événement, ajouter des propositions et inviter des gens à répondre présent à votre réunion ! Ce service pionnier de la planification d’événement (édité par une société suisse depuis 2003) est diablement efficace : à ne pas confondre avec les Doodle de Google, qui sont des petites illustrations destinées à célébrer un événement (et non pas l’organiser) !

Le principe de Doodle

Vous conviendrez qu’il est très difficile de trouver un créneau en commun pour réunir des personnes ? Tant pour poser une date que choisir une heure ! Doodle peut être utilisé par exemple pour :

• planifier une soirée avec des copains
• organiser une rencontre de travail avec des collègues
• regrouper des bénévoles pour une réunion
• choisir une date d’assemblée qui conviennent à tous les membres de son association
• De façon générale, bloquer une date en commun en tenant compte des emploi du temps de tout le monde !

Doodle répond à cette problématique ! Il est assez compliqué de lister les disponibilités de chacun que vous avez obtenues par mail, par sms ou sur facebook par exemple ! En tant qu’organisateur de la réunion sur Doodle, vous proposez des créneaux (jour ou heure ou les deux) puis vous demandez à vos invités de cocher leur(s) disponibilité(s). En un coup d’oeil, chacun pourra voir quelle est la tendance qui se dessine et consulter les réponses des autres invités.

Exemple : nous avons besoin de réunir 150 bénévoles pour organiser un événement. Nous avons créé un doodle pour que chacun marque son jour et son heure de préférence : http://doodle.com/poll/z2qyxhhkpkuf5bkp#table. Chaque bénévole reçoit le lien et présente ses disponibilités dans un tableau. C’est ce que nous allons apprendre à créer ensemble dans cet article.

Créer un événement sur Doodle

1- Rendez-vous sur Doodle et cliquez sur le bouton « Planifier un événement ». : http://doodle.com/create (si vous avez un compte Google, connectez-vous, sinon vous pouvez utiliser Doodle gratuitement. Vous verrez d’ailleurs (sur la capture ci-dessous) qu’il y a un bout de publicité qui dépasse, c’est la contre-partie du service gratuit.

Renseignez les dates que vous proposez (tout simplement en cliquant sur les jours dans le calendrier)

Définissez des créneaux horaires pour chaque jour que vous avez sélectionnés précédemment. Si vous proposez chaque jour les mêmes heures, cliquez sur « copiez et collez la première ligne » pour gagner du temps ! C’est terminé pour le paramétrage !

Inviter des amis, collègues ou bénévoles à répondre

C’est l’étape suivante une fois que vous avez configuré les heures. Choisissez d’envoyer l’invitation en saisissant des mails (avec un message personnalisé) ou envoyez tout simplement le lien du formulaire via tous les canaux que vous voulez (par mail, par sms, par facebook). Votre événement peut être public ou privé (seuls les membres qui reçoivent le lien peuvent répondre).

Traiter les données, gérer ses réponses

En tant que créateur de l’événement (même si vous n’avez pas créé de compte sur Doodle), vous recevez un mail récapitulatif, contenant un lien pour éditer votre formulaire et traiter les données. Ainsi vous pourrez :

• voir qui a rempli le formulaire
• analyser quels sont les jours et les heures qui ont été les plus choisis par vos invités (il y a un bouton qui permet de mettre en surbrillance la colonne la plus choisie)
• modifier votre formulaire existant
• effacer les participants
• dupliquer ce même formulaire (pratique si vous organisez une réunion du même type, sans avoir à tout saisir, ou si vous organisez deux réunions sur le même thème pour deux publics différents)
• Exporter le sondage sur excel ou l’imprimer

Nous avons vu le coté rudimentaire et gratuit de Doogle. Sachez qu’il existe des options à faible prix pour aller plus loin encore dans la planification d’événement. Doodle propose par exemple pour 29 euros par an de supprimer la publicité, ou d’envoyer des rappels aux invités qui n’ont pas remplis votre Doodle.